Beitrag von Olivia Jossi
Meetings gehören zum Alltag in einem Unternehmen. Sinnvoll genutzt können Sie die Produktivität im Team steigern, Unklarheiten beheben und Ziele klar definiert werden. Immer wieder kommt es aber vor, dass Meetings unstrukturiert sind und keine Schlüsse aus ihnen gezogen werden können. Um dies zu verhindern haben wir 5 Tipps, wie man die gemeinsame Zeit sinnvoll nutzt.
1.Meetings planen, wenn es sinnvoll ist:
So simpel es klingt, wird es oft nicht umgesetzt. Überlegen Sie sich vorab, ob ein Meeting überhaupt Sinn macht oder ob das Anliegen anders geklärt werden kann. Eventuell reicht eine Rundmail bereits aus um das Wichtigste zu vermitteln oder vielleicht betrifft das Problem nicht das Ganze Team sondern kann auch in einem Zweiergespräch gelöst werden. Setzen Sie erst ein Meeting fest wenn Sie oben genanntes mit einem Nein beantworten können
2.Strukturieren Sie das Meeting
Natürlich ist ein Meeting ein guter Zeitpunkt für Diskussionen und offene Gruppengespräche. Nicht selten schweift man aber völlig vom Thema ab oder setzt den Fokus zu sehr in Details. Um solche zeitfressenden Fehler zu vermeiden, braucht ein Treffen einen klaren Ablauf und ein zeitliches Limit. Legen Sie die Punkte fest über welche diskutiert werden soll und limitieren Sie diese zeitlich. Dies hat zur Folge, dass alles Traktanden abgearbeitet werden können und man dennoch nicht überzieht.
3.Definieren Sie klare Regeln
In einer grossen Runde, kann es schnell zu hitzigen Diskussionen werden. Um die Übersicht zu behalten ist es wichtig vorab zu klären, wer Protokoll führt und wer das Meeting leitet. Ein guter Moderator ist essentiell für eine strukturiert Diskussion und hilft schneller zu einem Ergebnis zu kommen.
4.Sorgen Sie für klare Ergebnisse
Wenn man ein Meeting verlässt, sollte ein Gefühl aufkommen von Zufriedenheit und Produktivität. Dies ist aber nur der Fall, wenn die Zusammenfassung des Gesprächs für alle logisch ist und ersichtlich ist. Am Schluss eines Meeting ist deshalb ratsam, dass jeder Teilnehmer formuliert, was nun sein Auftrag ist. Damit kann sichergestellt werden, dass die besprochenen Punkte auch wirklich umgesetzt werden.
